• تقرير طبي حديث ومفصل.

• خطاب استثناء ولايعتبر ذلك الخطاب ضروريا في حالة الأمراض المستثناة.

• بطاقة الهوية للتأكد من جنسية المريض وصحة التسجيل والاسم الكامل. أما غير السعوديون فيحولون الى مركز الأعمال.

• يقوم موظف قسم أهلية العلاج بإدخال تلك البيانات في الحاسب الآلي ويتبع ذلك تسليم المريض قسيمة متابعة وذلك للمراجعة بعد ثلاثة أيام.

• بعد ذلك تحال تلك الأوراق الى رئيس قسم اهلية العلاج أو لنائبه.

• لكي يتم بعد ذلك عتماد الحالة ان كانت تندرج كواحدة من الأمراض القابلة لعلاجها في هذا المستشفى وفي حال لم يتم الموافقة على علاج الحالة ، يتم حفظ الأوراق في الملف مع اخطار المريض بذلك.

• يتم ارفاق نموذج (تقرير طبي) مع الأوراق يدل على التخصص الطبي لاحالة هذه الحالة. أما المرضى ذوي خطاب الإستثناء المحدود، فسوف يقتصر علاجهم على ذلك التخصص فقط وسوف يتم اعطاءهم رمزا خاصا بأهليتهم مقتصرا على تلك الخدمة.

• يتم ادخال بيانات الاعتماد والاستلام والتخصص الخاص بالحالة المحولة في نظام الحاسب الآلي.

• يتم ارسال الأوراق المعتمدة الى رئيس الإدارة الطبية المتعلقه بتخصص الحاله لإبداء الراي.

• يتم استلام الأوراق بالكامل وتسليمها الى موظف أهلية العلاج.

بالنسبة للحالات التي لاتحتاج لرعاية من الدرجة الثالثة بمستشفى مدينة الملك عبد العزيز الطبية:

• يتم ادخال البيانات في الحاسب الآلي ويتم الاحتفاظ بكامل المستندات في الملف ومن ثم يتم اخطار المريض بهذا الخصوص.

بالنسبة للحالات التي تتطلب استكمال المزيد من الوثائق/الاجراءات أو المعلومات:

• يتم اخطار المريض أو قريبه لاستكمال مايلزم من معلومات أو أوراق ويعاد بعد ذلك تقديم التحويل كما سبق.

بالنسبة للحالات التي تحتاج لرعاية من الدرجة الثالثة في مستشفى مدينة الملك عبد العزيز الطبية:

• يتم ادخال هذه المعلومات في الحاسب الآلي ، كما يتم احالة الوثائق الى رئيس قسم أهلية العلاج أو لنائبه من أجل الإعتماد.

• بعد اكتمال اجراءات الاعتماد يقوم موظف أهلية العلاج باحالة المريض الى ادارة خدمات المرضى للتسجيل واستلام موعد مع الطبيب.

• يتوجب الاحتفاظ بسجل لهذه الاجراءات يكون مشتركا ما بين ادارة أهلية العلاج من جهة ورؤساء الادارات الطبية من جهة أخرى.

• كافة مستندات احالة المرضى الصادرة عن المدير العام التنفيذي ومدير عام الشؤون الطبية ترسل الى مكتب التسجيل ولاتسلم للمريض.