تعليمات الاستلام والتسليم

مقدمة

إرساء أعمال تجارية أفضل، من أجل استمرارية العلاقة بين الشؤون الصحية بوزارة الحرس الوطني، والموردين الذي يشاركوننا نفس المبادئ والمسؤوليات، المتعلقة بتأمين أفضل خدمات الرعاية الصحية. فيما يلي بعض المعلومات المفيدة التي نامل أن توضح عملية التسليم الملائمة، ومساعدة الموردين على استلام مستحقاتهم دونما تأخير.

 كما سنعطي فكرة موجزة لمندوبي الموردين، وللجهات المستفيدة، والممثلين الفنيين للمشروع، عن طريقة استلام وتسليم البنود، من أجل حماية كافة الأطراف. وستتلقى الإدارة الطالبة للخدمات/ المواد، الخدمات الملائمة والبنود الصحيحة بحالة جيدة، كما أن المورد سيتسلم وثائق الاستلام لكي يحيلها بدورة إلى إدارة المالية للحصول على مستحقاته وفقا للنهج والسياسات النافذة.

قسم الاستلام

1. يتبع قسم الاستلام، إدارة المواد بمدينة الملك عبد العزيز الطبية بالرياض، الكائنة في منطقة المستودعات. ولتسهيل عملية الاستلام، خصصت مكاتب فرعية ضمن المستودعات  )الطبية، الصيدلانية,الصناعية( لاستلام المواد المخزنة فقط، أما ما يخص عداها من البنود والمخصصة للاستلام المباشر ) كالبنود المطلوبة للتسليم مباشرة للجهات المستفيدة(  فمن خلال مكتب في مبنى المستشفى بجانب غرفة البريد.

2. إن مهمة قسم الاستلام الرئيسية تتمثل في استلام كافة المواد الموردة المخزنة أو بغير ذلك، إلى مدينة الملك عبد العزيز الطبية، وفقا لأوامر الشراء الصادرة عن الشؤون الصحية.

3. إن قسم الاستلام مسؤول عن إثبات صحة تاريخ الاستلام في نظام الوردين الإلكتروني، حماية لحقوق الموردين.

4. توجيه مندوب المورد إلى المستودع الملائم أو اصطحابه للإدارة الطالبة(المعنية) بالنسبة للبنود الخاضعة للتوريد المباشر والتي لا تنطبق عليها صفة التخزين.

5. تزويد المورد بتقرير استلام المواد موضحا عليه كافة التفاصيل اللازمة، كتاريخ الاستلام، والكمية والبيان والقيمة إلخ، وذلك على سبيل المثال لا الحصر.

6. تزويد المورد بإيصال مؤقت لحين استكمال الشروط المطوية أو للتوصل إلى حل بخصوص تكرار التدقيق لعدم تسلم البند.

7. الذي علية تقديم تقرير الاستلام إلى الإدارة المالية مع المستندات المطلوبة كالفواتير والتي يجب أن تكون مطابقة لتقرير الاستلام.

1. إشعار تسليم موضحا عليه رقم البند والكمية، والبيان وفقا لأمر الشراء، والرقم التشغيلي الخاص بالمصنع وذلك بالنسبة للبنود الطبية والصيدلانية.

2. صورة من أمر الشراء.

3. صورة طلب التوريد إذا كان التعميد صادر بطريقة التوريد عند الطلب.

4. بخصوص توريد البنود المستعجلة، يلزم فقط صورة عن التعميد أو خطاب تعميد مؤقت، لحين استكمال الموافقة اللازمة على أمر الشراء في النظام الإلكتروني، و سوف يستلم المورد استلام مؤقت و ينبغي عليه مراجعة قسم الاستلام عند اعتماد أمر الشراء وذلك لتفادي غرامة التأخير.

5. يحصل المورد على القبول النهائي فقط عند استكمال متطلبات التسليم.

مزايا التسليم عن طريق قسم الاستلام

1. يعطى المورد تقرير استلام مواد والذي يتضمن تاريخ الاستلام، مع الكمية، وكافة المعلومات ذات الصلة، وذلك لتسليمه لإدارة المالية للمطالبة بمستحقاته، ولتجنب أية غرامة أو تأخير في الدفع .

2. يستلم المورد ايصال استلام مؤقت موضح عليه تاريخ الاستلام الابتدائي، لحين استكمال أمر الشراء في النظام الإلكتروني أو إلى أن يتم معاينة واعتماد البند من قبل الجهة المستفيدة. وعادةً يتم تحديث تاريخ التسليم  في النظام الإلكتروني  وقت التسليم من قبل المستلم  أو يتم اعطاء المورد نموذج رفض الاستلام مع ذكر الأسباب الموجبة لذلك، وفي حالة عودة المورد بالبنود الصحيحة المطلوبة سيتم أخذ تاريخ التسليم الأول بالاعتبار.

التسليم المباشر

1. لا يعني التسليم المباشر بالضرورة، التسليم للجهة المستفيدة مباشرة ودون المرور عن طريق قسم الاستلام، بل يعني فقط أن هذه البنود لن يتم استلامهما وتخزينها في مستودعات الشؤون الصحية بوزارة الحرس الوطني.

2. يتوجب على كافة الموردين دوما التسليم عن طريق قسم الاستلام الا في حالة الطوارئ (خارج ساعات الدوام، عطلات نهاية الأسبوع، أو اثناء العطل الرسمية).

3. يعتبر التسليم عن طريق قسم الاستلام، الطريقة المثلى، فإن المورد بتلك الطريقة يضمن لنفسه استلام مستحقاته عندما يتم ادخال المواد في النظام الإلكتروني، وتجنب فرض أية غرامات تأخير، والتأكد من التقيد بكافة الإجراءات، وتجنب ضياع البنود أو الوثائق.

جدول التسليم

لتسهيل تسليم البنود لمدينة الملك علد العزيز الطبية، هنالك جدول أسبوعي للتوريدات يأخذ في الاعتبار ساعات الدوام الرسمي للشؤون الصحية، وعدد البنود المسلمة وكمياتها.

ويتم تحديث الجدول من حين لآخر كما أن قسم الاستلام مستعد لتلقي أية توصيات أو مقترحات من جانب الموردين. لذا، نأمل من المورد التقيد بذلك الجدول كي لا يتم رفض ارساليته أو جزء منها، وفقا لمتطلبات مرضى الشؤون الصحية بالحرس الوطني. وقد يطلب من المورد تسليم بند ما في تاريخ لاحق وفقا للجدول المشار إليه.

البنود المرفوضة

في حال رفض أي بند من قبل قسم الاستلام بالشؤون الصحية، يتوجب على المورد إعادة تلك البنود وسحبها من مستودعات الشؤون الصحية فور تسلمه نموذج الرفض ، وعقب الانتهاء من معاينة تلك البنود وفحصها ورفضها من قبل قسم الاستلام. وعلى المورد عندئذ مراجعة قسم التخطيط بخصوص البنود المخزنة فقط.

وفي حال استلام أي بند بشكل مؤقت من أجل المعاينة من قبل القسم المستفيد وتبين حينها أن البند مخالف للمواصفات المطوية أو أنه تم رفضه لأي سبب من قبل القسم المستفيد فيتوجب على مندوب المورد الحضور مصطحبا معه ايصال الاستلام المؤقت كي يتسلم نموذج الرفض وليسحب البنود المرفوضة خلال أسبوعين من تاريخ اشعاره بالفاكس أو البريد الالكتروني أو هاتفيا أو شخصيا.

وعقب انتهاء المهلة المحددة أعلاه، لن تكون الشؤون الصحية مسؤولة عن ضياع أو تلف للبند، ولها الحق في التخلص منه بالطريقة الملائمة، وفي تلك الحالة، لن يكون للمورد الحق في المطالبة بأي تعويض عن تلك البنود المرفوضة، والتي تم التخلص منها.

خطوات الاستلام والغرامات

يمر التسليم لدى الشؤون الصحية بوزارة الحرس الوطني بثلاث مراحل، وفقا للنهج والسياسات النافذة، والتي تعتمد على

 النظم واللوائح الحكومية، حسب الآتي:

1. الاستلام الإبتدائي (التسليم)

2. المعاينة (القبول)

3. لاستلام النهائي (الاستلام)

وفي العادة، فإن المراحل الثلاث أعلاه تستكمل خلال بضع دقائق، وعلى الأخص عندما يتعلق الأمر باستلام البنود المخزنة، مالم يكن الأمر متعلقا بكمية ضخمة، أو عند وجود بعض الاختلافات في البنود، مثل تاريخ انتهاء الصلاحية، أو تغليف البنود أو اختلاف في الكمية المحددة مقارنة بالكمية المطلوبة فعلا إلخ....

ومع الأخذ في الحسبان أن عملية الاستلام لبعض البنود لا يمكن انجازها في نفس اليوم، وقد تتطلب أكثر من أسبوعين، كما يحصل حينما يتعلق الأمر بالأجهزة والمعدات، التي تتطلب تركيبا ومعاينة أو لوجود أجزاء منقوصة فيها، الخ...

على المورد التقيد بالإجراءات التالية كي يتسلم كامل مستحقاته وليتجنب فرض أية غرامات عليه.

تطبيق الغرامات يكون عادة اعتمادا على التاريخ الابتدائي للتسليم، أو تاريخ الاستلام المؤقت. لذا، فعلى المورد التأكد من تسليم هذه البنود للقسم المختص المصرح له باستلام واصدار هذه النماذج (قسم الاستلام). 

ملاحظة

• لا يحق للمورد المطالبة بأية مستحقات مالية قبل حصوله على تقرير استلام المواد وإرفاقه بكافة الوثائق المطلوبة لإدارة المالية بالشؤون الصحية.

• على المورد تسليم البنود عن طريق قسم الاستلام لمعاينتها و طباعة تقرير الاستلام، وعلية أيضاّ مراجعة ذلك التقرير وابداء أية ملاحظات (إن وجدت) قبل مغادرة الموقع.